Productividad laboral: cómo no morir en la oficina

#ConfiesoQue soy una workahólica. Siempre me gustó llegar temprano a mis trabajos, hacer todo cuanto podía en un día para no llevarme nada a casa y, además, hacerlo lo mejor que podía. Quizás eso dejó una buena impresión en quienes me contrataron (o quizás no por mi organización tan maniática). Sin embargo, no siempre es tan efectivo ser así de excesivo aunque sí hay ciertas cosas que, al menos a mí, ayudan a sobrellevar la carga de trabajo diaria y que quizás les puedan servir 💕

Divide tu horario laboral

¿Trabajas de 8am a 5pm? ¿De 9am a 6pm? ¿Medio tiempo solamente? ¿Cuatro horas? Por lo general, siempre contamos con tareas que son "fijas" en nuestro día a día: ya sea responder correos, realizar pagos, revisar un inventario... Hay cosas que siempre se repiten y que pueden ser manejables si dividimos nuestro horario laboral para realizar cada una dentro de un lapso de tiempo.

Por ejemplo, tuve la suerte de haber sido secretaria de mi propio hermano mayor. Eso me enseñó muchas cosas respecto a lo laboral pero también en cuanto a la organización personal ya que trabajaba medio tiempo en un puesto en el cual recaían demasiadas tareas y responsabilidades:

• Lo primero que hacía era armar la ruta del mensajero: si podía tenerla lista desde el día anterior, mejor para él y para mí ya que de mí dependía que él iniciara su jornada laboral
• Ya luego podía "relajarme" con las demás tareas pero un must, tanto en este trabajo como en otros, siempre fue revisar el correo: en él estaban los mensajes nuevos que bien podían ser pedidos, quejas o incluso nuevos problemas a resolver
• Las tareas más pesadas o complicadas las dejaba para después, de manera que pudiera usar mi mañana para resolver todo lo pequeño o importante y así poder dedicarme a lo más complejo o menos urgente

Ya sea por hora o incluso en lapsos de dos horas, dividir nuestro horario laboral nos ayudará a no estancarnos todo el día en una sola tarea sino también a crear pequeños límites de tiempo para resolverla o trabajar sobre ella (sin necesidad de terminarla) antes de pasar a la siguiente. Esto también nos ayuda a no saturarnos con un único deber: podemos iniciar el día con el correo (o el mensajero si tenemos uno a nuestro cargo), dedicar una hora (o dos) a responder los mensajes, dedicar el siguiente bloque de tiempo a otra tarea y así sucesivamente.

Programar mensajes

Para quienes usen Gmail, la opción de programar mensajes es la cosa más útil y hermosa que puede existir. O si trabajamos con redes sociales, el programar los posts puede servirnos de mucho.

La idea de esto es evitar que la memoria nos falle o incluso la falta de tiempo nos juegue en contra: podemos programar un mensaje a enviar dentro de una semana (un cumpleaños, un recordatorio, el inicio de un proceso) o los posts de las redes de esa semana en curso. Esto nos permitirá ahorrarnos unos minutos en los días siguientes además de darnos cierto alivio, ya que el correo no se olvidará de salir de nuestros buzones y nuestras redes estarán activas aún si surgen imprevistos en nuestra jornada laboral.

Uso de borradores

Semejante al punto anterior, la idea de hacer borradores aplica tanto para correos o incluso archivos o documentos que debemos realizar.

Ir escribiendo sobre la marcha sobre una tarea que está ligada a dicho documento o correo nos ayudará a no invertir una hora, dos o tres haciendo memoria de lo que tuvimos que hacer o de los detalles que debemos explicar.

Por ejemplo, cada mes, debo enviar un informe sobre lo que he realizado desde el día 1 hasta el día 30. Si bien cuento con un archivo que voy actualizando a diario, dado que mi memoria es fatal, voy armando asimismo el correo donde voy a enviar ese archivo: coloco las cosas más relevantes del mes a medida que surgen. Así, para el día 30, ya tengo el borrador listo, el cual solo debo releer y medio arreglar antes de adjuntar el archivo y enviarlo.

Calendario Google o planificadores/listados

Quizás a algunos no les funcione, pero los recordatorios en el calendario de Google se me hacen bastante útiles ya que no solo los utilizo para que el servicio acose mi celular o mi bandeja de correos personal media hora antes de cada tarea sino que, también, cada cuadro del recordatorio tiene las tareas que debo realizar. Durante este tiempo de pandemia, me ha ayudado mucho colocar qué debo hacer en qué día dado que no siempre trabajo desde casa: a veces me toca hacerlo desde la oficina, donde no guardo los mismos archivos (aunque pudiera usar GDocs para esto).

En el caso de las listas o planificadores, para aquellos que aún nos gustan las cosas en físico, también resultan ser un elemento útil porque podemos colocar las tareas que se nos acumulan en el día a día y que debemos atender para no olvidarlas. En lo personal, me gustan los planificadores semanales con algún diseño bonito y rosita. Solo coloco allí cada tarea y las voy tachando a medida que las cumplo.

Otra opción para no olvidar cosas, al menos para aquellas personas que trabajan con documentos físicos, es dejarlos todos en el escritorio y no quitarlos hasta no haberlos procesado o resuelto. ¿No te gusta tu escritorio "embalumado"? Ve procesando cada documento y archivándolo a medida que lo haces. Cuando lo veas despejado o semidespejado, sabrás entonces que has logrado ir resolviendo uno a uno cada problema.

Prioriza tareas

Esto siempre me ha parecido esencial en cualquier puesto de trabajo: ¿qué necesitas para ya? ¿Qué cosa puede quedar para después?

Si bien algunas personas pueden decir que todo en el trabajo es importante, no necesariamente es así: hay tareas que son urgentes y otras que no lo son tanto, otras que tienen una fecha límite para ser completadas y otras que no. Es por ello que saber identificar qué se debe hacer primero puede ayudarnos mucho tanto con el estrés que esto nos puede causar como con la cantidad de tareas que manejamos a diario.

Mi recomendación sería la de dividir el horario de trabajo pero comenzar el día con lo más urgente. Podemos dedicarle dos o tres horas inclusive. Ya luego de haberla solventado o al menos haber reducido un poco al dragón escupefuego y comehombres, podemos dedicarnos a otras cosas para no dejarlas desatendidas y, en la siguiente jornada laboral, terminar al fin nuestra cacería con la mente un poco más despejada y fresca.

Descanso mental

Nuestra salud mental es crucial para poder cumplir con una jornada laboral efectiva. Suena tonto o quizás idílico, pero hacer lo que muchos llaman "pausas activas" realmente es necesario.

Alguien me recomendó trabajar en bloques de 45 minutos y dedicar los otros 15 en despejar mi cabeza o hacer alguna otra cosa que no implicase trabajar. De esta manera evitaba el aburrimiento, la sobrecarga y le daba algo de oxígeno a mi cerebro.

Esto, aunado al hecho de que se supone que no debemos permancer tanto tiempo sentados frente a una computadora, nos puede ayudar no solo a apagar un poco el ruido mental sino también a cuidar nuestro cuerpo: podemos usar estos quince minutos para ir al baño, tomar agua o conversar con algún compañero. Quizás los empleadores que lean esto peguen el grito al cielo pero al menos funciona.

No procrastines demasiado

Puede que dejar una tarea para el día siguiente por la falta de tiempo o el cansacio mental sea a veces necesario, pero no podemos hacerlo siempre. Hay tareas que, aunque parezcan pequeñas en un principio, pueden convertirse después en todo un reto que debemos resolver ese mismo día.

Así como antes recomiendo el uso de borradores para los correos o incluso con los archivos, es sobre todo con estos últimos con los que debemos tener cuidado. ¿Manejamos una lista de inventario? Vayamos actualizándola a diario: cambiar uno o dos elementos por día es mucho más manejable que 50 a fin de mes. ¿Debemos hacer una Memoria y Cuenta en donde trabajamos? Vayamos redactándola poco a poco a medida que van surgiendo los eventos, reuniones y logros obtenidos.

A este tipo de archivos yo los llamo "fijos" porque son archivos que, a diario o semanal, cuentan con una modificación. Mientras más actualizados los tengamos, mejor porque, en caso que lleguen a perdirlos o los necesitemos, basta solamente con revisarlos y colocar la última actualización para que estén terminados.

Baja la santamaría

Llevarse el trabajo a la casa es malo. Malo. Muy malo. A veces no nos queda de otra dado la urgencia o la cantidad de pendientes, no lo niego, pero saber "bajar la santamaría" es importante.

¿No pudiste terminar una tarea en el día? Lo harás el día siguiente, no te preocupes. Lo ideal es que sepas cerrar tu mente a las preocupaciones del trabajo y enfocarte en otras cosas, como tu vida personal, en tus amigos o familia. Esto no solo para mantener vivas las relaciones interpersonales sino también para despejar nuestras cabecitas de tantos quehaceres. No importa si tenemos un mega problema en la oficina: si descansamos lo suficiente, podremos abordarlo de manera efectiva la siguiente vez que lo tengamos en frente.

Anticonsejo: mantente callado

Hey, ¿no se supone que este post era de consejos? Lo es, pero no por eso voy a dejar este antriconsejo (así como los antihéroes) por fuera: si ya terminaste con todos tus pendientes o estás en esa línea donde pronto estarás demasiado libre, no digas nada 🙊

Siempre he sido supersticiosa ya que siento que si digo algo, invocaré a Murphy y me caerá más trabajo encima o aparecerá un nuevo dragón escupefuego. Sin embargo, sí existe la posibilidad de que nuestros empleadores vean nuestra eficacia y quieran saturarnos con más responsabilidades y tareas, práctica que me parece muy injusta.

Por eso, si ya tenemos muchas cosas resueltas, procuremos tener un perfil bajo, adelantar archivos o leer cosas de nuestro interés. Así la jornada laboral no es tan pesada y el estrés por los pendientes habrá disminuido considerablemente o será bastante menor en caso que nos llegue una nueva oleada de pendientes.